Förenkla och pigga upp

En videokonferensanläggning är det perfekta sättet att förenkla dina anställdas arbetssituation. Många större företag har flera olika kontor runt om i Sverige eller världen. Eftersom dessa kontor ofta har ett stort utbyte av varandra och därför ett stort behov av att kommunicera och träffas så blir det ofta många resdagar och timmar på tåg eller flyg för de anställda. Med hjälp av videokonferenser kan kontoren och dess anställda istället ha möten över video och på så sätt slippa stressiga resor och förlorad tid.

Att pigga upp sina anställda med små morötter och det lilla extra är viktigt för att alla ska känna sig uppskattade och ihågkomna. Förutom det självklara att alla anställda ska få en rimlig lön och dessutom en rimlig löneförhöjning i takt med ökat ansvar eller större arbetsbörda, är det dessutom viktigt att pigga upp med små detaljer i vardagen. Bjud kontoret på en gemensam lunch en gång i månaden, köp in prickiga musmattor till kontoret för att skapa lite roligare stämning på dina medarbetares arbetsplatser, bjud in till after work lite oftare eller visa spontan uppskattning genom att köpa in en stor skål med godis eller liknande en helt vanlig vardag.

Ja, det spelar faktiskt ingen som helst roll vad man gör. Det viktiga är ATT man gör något som visar uppskattning och tacksamhet gentemot de anställda. Så som du inte redan är det, se då till att bli den där uppmärksamma chefen som visar sina medarbetare hur mycket de betyder både för dig och för företaget.

Att lyckas hålla koll på omvärlden och den senaste teknologin har dock sina stora fördelar, både för de anställda och för den egna verksamheten i stort. Med hjälp av en sådan typ av bevakning kan man göra många delar i företaget betydligt mer effektiva.

Videokonferenser är en av möjligheterna med dagens teknologi som gör det möjligt att vara nära och mötas även utan den verkliga kontakten och det att vara i samma rum. För en videokonferens behöver inte vara något man gör med sina kunder, utan man kan lika gärna hålla en videokonferens internt med andra inom företaget. Kanske har man utspridda kontor runt om i landet eller så har man olika projektgrupper som kan behöva interagera även fast de fysiskt befinner sig på olika platser. Att ha en intern videokonferens kan handla om att sprida kunskaper inom företaget i ämnen som:

• Frågor som handlar om bokslut för aktiebolag, för dem inom företaget som kommer att arbeta eller beröras av arbetet när det är dags att upprätta bokslutet, om man är ett aktiebolag.
• Strategier i enskilda projekt när teamet är uppdelade på flera olika avdelningar och kanske till och med sitter i olika delar av landet.
• När olika delar av företaget behöver träffas men tiden inte finns till att faktiskt åka till varandra för ett riktigt möte.

Om man till exempel som företag måste åka till Köpenhamn var och varannan vecka för att delta i möten, kan man likväl ha ett möte online. Eller ska vi kanske säga ”møde online” som man så tjusigt säger i Danmark. Det enda problemet med att hålla videokonferenser med danskarna skulle troligtvis vara de eventuella kommunikationssvårigheterna. För även om vi svenskar mer än gärna skryter om våra danska kunskaper och har förståelse för dessa gröthalsar, kan vi nog alla vara överens om att det inte alltid är en räkmacka att kommunicera med detta folk.

Men oavsett om man ska kommunicera med danskar, norrmän eller såväl engelsmän, kan vi nog alla vara överens om att det kommer spara oss betydligt mycket mer tid, avgaser och pengar!

Det första man bör göra för att skydda sig är att se till att man har bra antivirus och att brandväggen är igång. Detta gör det betydligt svårare för hackare att nå din dator och din webbkamera.

Det finns säkerhetsinställningar för trådlösa nätverk, Wired Equivalent Privacy (WEP) och Wi-Fi Protected Access (WPA). Ställ även in säkerhetsnyckeln för din webbakmera, om den är trådlös. Förbättra säkerheten genom att använda högsta möjliga grad av kryptering, och ha ett lösenord som är svårt att knäcka.

Hur ska då ett bra lösenord vara? Ett sätt som brukar rekommenderas är att välja en mening som innehåller egennamn och siffror, och förkorta denna. Man bör välja en mening som bara man själv kan tänkas känna till. Ett exempel: ”farbror Knut reste till Mo i Rana 1975” blir lösenordet ”fKrtMiR1975”.